Randevuyla çalışan bir işletmede her saat bir kez satılabilir. Müşteri gelmediğinde o saat kaybolur. Kapora, müşterinin randevuya küçük bir ödemeyle bağlanmasıdır: müşteri gelirse kapora hizmet bedelinden düşülür, haber vermeden gelmezse işletmede kalır. Bu yazıda kaporayı ne zaman isteyeceğinizi, tutarı nasıl belirleyeceğinizi ve müşteriye nasıl anlatacağınızı ele alıyoruz.
Kapora ne zaman istenmeli?
Herkesten kapora istemek en kolay kuraldır ama genellikle en iyisi değildir. Yıllardır gelen bir müşteriden kapora istemek ona güvenmediğiniz mesajını verebilir. Kaporayı riskin yüksek olduğu durumlara ayırın:
- Uzun işlemler: Boya, keratin, cilt bakımı ya da uzun seanslar takvimde en çok yeri kaplar. İptal olduklarında yerlerine başka müşteri koymak zordur.
- Yoğun saatler: Cuma akşamı ve cumartesi gibi saatlerde boş kalan randevu, aynı saati isteyip geri çevirdiğiniz müşterinin de kaybıdır.
- Daha önce gelmemiş müşteriler: Bir ya da iki kez haber vermeden gelmeyen müşteriden bir sonraki randevuda kapora istemek adil ve anlaşılır bir kuraldır.
- Özel günler: Düğün, nişan ya da bayram öncesi gibi önceden dolan günler.
Kapora ne kadar olmalı?
Kapora, müşteriyi caydıracak kadar yüksek, gelmemeyi düşündürmeyecek kadar düşük olmamalıdır. Pratikte işletmeler genellikle iki yoldan birini seçer:
| Yöntem | Örnek | Ne zaman uygun? |
|---|---|---|
| Sabit tutar | Her randevuda 100 ₺ | Hizmet fiyatları birbirine yakınsa; anlatması en kolayıdır. |
| Hizmet bedelinin bir kısmı | 1.800 ₺'lik boya için 300 ₺ | Kısa ve uzun işlemlerin fiyatı çok farklıysa. |
Hangisini seçerseniz seçin, tutarı müşteri randevu alırken açıkça görmeli. Sonradan söylenen kapora, kural değil sürpriz gibi algılanır.
Kapora nasıl tahsil edilir?
En yaygın üç yöntemin artısı ve eksisi farklıdır:
- Havale veya EFT: Ek maliyeti yoktur ama dekontu kontrol etmek, ödemeyi doğru randevuyla eşleştirmek zaman alır. Müşteri de IBAN kopyalamakla uğraşır.
- Dükkânda nakit: Ancak müşteri bir kez geldiğinde işe yarar; ilk randevu ya da yeni müşteri için çözüm değildir.
- Ödeme linki: Müşteri kartıyla birkaç saniyede öder, ödeme randevuyla otomatik eşleşir. Linkin randevu teyidiyle aynı mesajda gitmesi ödemeyi kolaylaştırır.
İptal ve iade kuralınızı yazın
Kaporanın işe yaraması için müşterinin kuralı baştan bilmesi gerekir. Kural kısa, net ve herkes için aynı olmalı. Örnek bir metin:
Örnek kuralRandevunuza 24 saatten fazla varken haber verirseniz randevunuzu ücretsiz değiştirebilir ya da kaporanızı geri alabilirsiniz. 24 saatten az kala yapılan iptallerde ve randevuya gelinmediğinde kapora iade edilmez.
Bu kuralı randevu teyidinde ve hatırlatma mesajında tekrar edin. Kapora ve iade kurallarının tüketici mevzuatına uygunluğu için muhasebeciniz ya da hukuk danışmanınızla konuşmanızı öneririz.
Müşteriye nasıl söylenir?
Kaporayı bir güvensizlik işareti gibi değil, herkesin yerini koruyan bir düzen gibi anlatın. Mesajın tonu, kuralın kendisi kadar önemlidir:
Örnek mesajCumartesi 10:00'da yeriniz hazır. Uzun işlemlerde yerinizi ayırmak için 300 ₺ kapora alıyoruz; tutar hizmet bedelinden düşülür. Ödeme linkiniz aşağıda. Gelemeyecekseniz 24 saat önce haber vermeniz yeterli.
Sık yapılan hatalar
- Herkesten kapora istemek: Düzenli müşterileriniz için gereksiz bir engel olur.
- Kuralı sonradan söylemek: Müşteri kaporayı randevu alırken öğrenmezse tartışma çıkar.
- Kuralı kişiye göre esnetmek: Bir müşteriye iade edip diğerine etmemek, kuralı anlamsız kılar.
- Takip etmemek: Hangi kaporanın alındığını, hangisinin iade edildiğini kaydetmezseniz kasa ile takvim birbirini tutmaz.
Kapora tek başına yetmez
Kapora gelmemenin maliyetini azaltır ama tek başına çözüm değildir. Hatırlatma, kolay erteleme ve bekleme listesiyle birlikte kullanıldığında en iyi sonucu verir. Bunları gelmeyen müşteriyi azaltmanın 7 yolu yazımızda anlattık.
Teon'da ödeme linki randevu teyidiyle birlikte WhatsApp'tan gider. Hangi hizmette ve ne kadar kapora alınacağını siz belirlersiniz; isterseniz kapora yalnızca daha önce gelmeyen müşterilerden otomatik istenir.